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      會議禮儀知識

      2017-02-22 06:58:47 來源網站: 百味書屋

      篇一:10第九章 會議禮儀

      第九章 會議禮儀

      【學習目標】

      了解會議的分類和作用,理解會議包含的要素,掌握會議組織程序及會議中應遵守的禮儀。通過對這些基本知識的學習,使會議的組織達到最佳效果,實現預期目標。

      【正文】

      第一節 會議組織程序

      【案例導入】

      張新是一周前剛剛應聘就任天秦公司辦公室主任一職的,由于入職時間尚短,對天秦公司內部的具體情況不太了解,而且張新在前一工作單位中做的是人力資源管理工作,現在雖被聘為辦公室主任一職,但他對辦公室主任的日常工作仍然不太熟悉。然而恰逢年底,公司各類總結會、辦公會較多,很多會議都需要張新主要負責組織安排。由于一般會議規模較小,張新都勉強完成了。但一年一度的公司年會馬上就要開始籌備了,這對公司來說是一次規模大、規格較高的會議,公司領導非常重視。屆時公司董事長、全體股東及全體員工都要參加。張新負責此次會議的組織籌備工作。面對千頭萬緒的會議組織工作,張新承受著巨大的壓力。

      最終,公司年會如期召開了,雖然會議的召開還算是順利,但整個會議召開過程中仍然出了一些紕露。如本應在會議中發給全體股東的公司年度總結報告沒有及時準備好;有一位股東由于沒有接到詳細的會議通知,在會議開始半個小時后才匆匆趕到;在公司總經理做總結報告時,一度出現麥克風沒有聲音的問題。 會議結束后,張新被叫到了總經理辦公室,看著總經理陰沉的臉,張新意識到等待自己的將是一場狂風暴雨般的批評。

      簡評:召開會議在各類公司及企事業單位中是經常性的工作。對于會議的組織者來說,如何合理安排會議,使會議能夠順利召開,并做到井然有序,不出差錯,不僅僅關系到上級對自己工作的評價,有時更涉及到所在單位的對外形象,是必須慎重對待的問題。因此,掌握會議組織程序的相關知識是十分必要的。

      會議作為一種重要的溝通形式,在政務和商務活動中扮演著十分重要的角

      色。很好的執行會議禮儀,是會議取得成功的關鍵因素之一。

      一、會議概述

      會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動,它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。

      通常,召開會議需要一定的時間,在一定的地點,正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

      (一)會議的類別

      按內容、性質,分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等;如按會

      議的形式,可分為小組會、座談會、報告會等:按與會人員的成分,可分為黨委會、董事會、記者招待會等;按照人數、規模,可分為大型會議、中型會議、小型會議;按照會議召開的規律或日期,可分為定期例會、臨時性會議;此外,還有按會議的范圍、地區、時間分類的。

      (二)會議的作用

      無論什么會議,總要圍繞中心議題進行討論,總希望弄清什么問題,或解決什么問題,或得出什么結果。總之,要達到預期的目標,這是就會議的整體作用而言的。比如,通過交流,取得了新的信息;經過討論,集思廣益,取長補短,形成了正確的意見;通過表決,多數或一致作出了決定或決議;通過聽取別人的報告或發言,受到啟發或教育,等等。

      (三)會議的要素

      一般來說,會議有六個要素,即:與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

      與會者。與會者就是參加會議的正式成員,包括主持人,也包括秘書,但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會,是要花費一定時間和精力的,而時間和精力在某種程度上就是效益,就是財富,只能創造,不能浪費。因此,從原則上講,參加會議的人應做到:該參加的一個不少,不該參加的一個不多。具體地說,與會者應具有必要性、重要性、合法性。

      必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關的人員,也就是符合會議確

      定范圍。有權了解會情、提出意見、表示態度、作出決定的人;或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預期效果的人。

      重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關系,但卻有利

      于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。

      合法性。這是指有些重要的會議,與會者必須具有合法的身份和法定的資

      格。如:人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表;黨的代表大會首先必須是黨員,其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產生的代表;公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東,等等。

      主持人。主持人是會議過程中的主持者和引導者,也往往是會議的組織者

      和召集者,對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。

      會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人,或是有相當地位、威望的

      人擔任。一般有兩種情況:一種是當然主持人,是由其職務和地位,也就是由組織的章程或法規決定的。如:單位的工作例會由單位領導人主持,黨組織的會議由黨的書記主持,董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時,也可委托副職或其他相應的負責人主持。

      另一種是臨時的主持人,比如,各種代表會議,或幾個單位、幾個地區的聯

      席會議,則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議,則需產生相應人數的主席團,由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外,大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協助。

      議題。議題是會議所要討論的題目,所要研究的課題,或是所要解決的問題。

      議題必須具有必要性和重要性,又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究,才容易取得共識或最后表決通過。因此每次會議的議題應該盡可能集中、單一,不宜過多,不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論,使與會者的注意力分散,不利于解決問題。

      名稱。正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。會議的名稱要求能概括并能

      顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模,等等。會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”,使與會者心中有數,作好準備;又用于會后的宣傳,擴大會議的效果;更用于會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力。

      大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語,置于會議主席臺的上方或后方,

      作為會議的標志,簡稱“會標”。會標必須用全稱,不能隨意省略,以免不通,產生誤會。

      時間。會議時間有三種含義:一是指會議召開的時間;二是指整個會議所

      需要的時間、天數;三是指每次會議的時間限度。

      會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素,首先是需

      要,如每周一次的工作例會,通常放在周末的下午,一周即將結束,下一周就要開始,利于承上啟下。一年一度的職工代表會議,宜于年初召開,既利于總結上年的工作、生產成果,又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃,通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能,即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會,常定在下班前半小時,而不是安排在剛上班時。再次是適宜,即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

      會議需要時間,可長可短,盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘;多則幾天、

      十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間,在會議通知中寫明,便于與會者有計劃地安排。

      會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間,應該

      安排中間休息。

      地點。會議地點,又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉,又是指會

      議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果,選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

      國際性或全國性會議,要考慮政治、經濟、文化等大因素,一般在首都北京

      或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

      專業性會議,應選擇富有專業特征的城鄉地區召開,以便結合現場考察。小

      型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址,還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。

      二、會前準備

      (一)會議計劃和成本預算

      開會需要動用人力、物力、財力,又往往占用一些工作、生產時間。為了使

      開會與日常工作、生產互相結合、促進,而不是互相沖突、抵耗,會議必須要有

      計劃。開會也是一種投入與產出,盡管投人往往是有形的,產出往往是無形的,但總是以最少的投人爭取最大的產出。因此,會議應該計算成本,作出預算,包括在會議計劃之中。

      1、會議計劃

      會議計劃首先應明確會議的目的和任務,確定會議的名稱、出席對象、主持

      人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等,即會議六要素的具體化。

      其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作,如需用哪些文件,會場怎樣布

      置,是否需要食宿、車輛,是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。

      再次決定會議的工作人員和服務人員,必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌

      備委員會。

      會議計劃由秘書制訂、提出。經領導審核批準后再由秘書或秘書處組織人員。

      分頭按計劃執行。

      機關、單位內部的小型會議也應有計劃,使組織成員做到心中有數,早作安排。部門的會議至少應提前一星期報至辦公室,由辦公室統籌安排,訂出一周會議安排表,使各部門工作不致相互沖突,領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議,有利于全局工作的順利開展。

      2.會議成本預算。

      有明顯投入的大中型會議,特別是跨地區的、會期超過一天的會議,必須計

      算成本,作出預算。會議成本包括兩部分:

      (1)“顯性成本”

      即會議明顯的耗費,如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、

      活動費以及服務人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的,又是直接消費的。

      (2)“隱性成本”

      即與會者因參加會議而損失的勞動價值,一般不大為人們所注意的成本。這

      部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的:一個生產者的勞動價值至少是他工資的8倍,參加會議前必然要作些準備,會后又有用于思考、回憶的時間,所以還要乘以2。

      所以,召開一個百人左右、跨地區的、會期3至5天的中型會議,其會議成

      本總數將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業每次開會總把會議成

      篇二:小型會議排座禮儀知識

      小型會議排座禮儀知識

      小型會議,一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征,是全體與會者均應排座,不設立專用的主席臺。小型會議的排座,目前主要有以下三種具體形式。

      1.自由擇座。

      它的基本做法,是不排定固...

      小型會議,一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征,是全體與會者均應排座,不設立專用的主席臺。小型會議的排座,目前主要有以下三種具體形式。

      1.自由擇座。

      它的基本做法,是不排定固定的具體座次,而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。

      2.面門設座。

      它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。

      3.依景設座。

      所謂依景設座,是指會議主席的具體位置,不必面對會議室正門,而是應當背依會議室之內的主要景致之所在,如字畫、講臺等。其他與會者的排座,則略同于前者。(完)

      篇三:出席會議活動禮儀

      參加會議活動的禮儀知識

      一、參加會議的禮儀

      1、一般與會者禮儀

      對于參加會議的公務員而言,在開會過程中,也應注意一些禮貌、禮節。

      (1)開會之前

      公務員在會議召開前,應注意以下幾點

      ①守時。公務員在參加會議時,一般在規定的會議時間之前提早五六分鐘進入會場,不要遲到,遲到可以視為是對本次會議不重視或是對會議主持人以及其他與會者的小視與不尊重。確有其他原因遲到的,要向主持人及與會者點頭致歉。 ②儀表。公務員衣著應以正式上班服裝為主,穿著不可過于隨便。如果是戶外會議,應事先詢問主辦單位是否可著休閑服。

      ③舉止。公務員在參加會議時,坐姿端正些,不可東倒西歪或趴在桌子上。不要搔首、掏耳、挖鼻、剔牙、剪指甲,甚至把腳從鞋里抽出來摳腳趾頭。室內若無煙灰缸,表示不能抽煙。

      ④若在會議開始前,主席仍未介紹與會人士,你可主動伸手和左鄰右舍的人握手,并且進行自我介紹。

      (2)會議進行時

      ①會議進行期間,應認真傾聽報告或他人發言。擇要做好記錄,對深入體會和準確傳達會議精神有很大幫助。攜帶尋呼機和手機進入會場,在會議開始時應予以關閉或調至振動檔。開會時,在下面閑聊、看書報、擺弄小玩意兒、抽煙、吃零食、打瞌睡或隨意進出會場,都是切忌出現的不文明行為。

      ②在會議進行中,出席者要發言時,應先舉手,這是發言的禮貌。發言時應對事不對人,勿損及他人的人格及信譽。會上發言時,應口齒清楚,態度平和,手勢得體,不可手舞足蹈,忘乎所以或口出不遜。

      ③在大型會議上發言,準備要充分,態度要謙虛,發言開始時要向聽眾欠身致意。發言內容要求做到中心突出,材料翔實,感情真實,語言生動。力戒自我宣傳,自我推銷,更不能有對聽眾不尊重的語言動作和表情。發言要嚴格遵守會議組織者規定的時間。發言結束,要向聽眾致謝并欠身施禮。如參加小型的座談

      會、研討會,發言要簡練,觀點要明確,討論問題,態度要友好,不要隨便打斷別人的發言。對不同意見,應求同存異,以理服人。不要嘲諷挖苦,人身攻擊。

      ④別人發言時不要打岔。如有問題可舉手,經過會議主持人認可后再發言。 ⑤不可否認的,開會有時很悶,但別在大眾面前打哈欠、頻頻看表、身體動來動去、把玩手上的筆或閉上眼睛等,這些都是很不禮貌的行為。

      (3)會議結束后

      會議結束后,要按順序離開會場,不要擁擠和橫沖直撞。

      2、其他會議參加人禮儀

      (1)主席臺就坐者禮儀

      主席臺上的就坐者,應遵循相應的禮儀規范。進入主席臺時,應該井然有序;若此時參加會議者鼓掌致意,主席臺就坐者也應該微笑著鼓掌作答;有些會議,座位上或主席臺的長桌上已標明就坐者姓名,就應按照會議工作人員的引導準確入座。會議進行中,主席臺就坐者應該認真傾聽發言人發言,一般不要再與其他就座者交頭接耳,更不能擅自離席,確有重要和緊急的事宜需提前離開會場,應同主持人打招呼,最好征得其同意后再離席。

      (2)會議發言人禮儀

      對會議發言人或報告人來說,其禮儀主要表現在發言要遵守秩序。若話筒距離自己的座位較遠,則應以不快不慢的步子走向話筒。不要剛一落座就急著發言。在發言之前,可面帶微笑,環顧一下會場四周。如會場里響起掌聲,可以適時鼓掌答禮,等掌聲靜落后,再開始發言。發言或報告一般應使用普通話,不能大量運用方言土語。發言或報告中還應注意觀察與會者的反應,以便根據具體情況對內容作相應的調整。比如,會場里交頭接耳不斷,就要考慮適當轉移話題,或將發言、報告內容適當壓縮,使時間盡量縮短。發言或報告結束時,應向會議全體參加人員表示感謝。

      (3)來賓禮儀

      對會議邀請的來賓來說,應遵守“客隨主便”的習俗,聽從會議組織者的安排,做到舉止端莊,行為有度。如果在會議開始前或進行中遇到熟人,不能把注意力只分配在一兩個人身上,要照顧到來賓中的每個人,不能因為自己是來賓就不遵守會場紀律,也不能有“高人一等”的表現。

      舞會禮儀

      男士應主動請女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒絕。同性不宜共舞。一般來說,只能請一位異性跳一支舞曲。一曲終了,全體跳舞者須在原地立定,面向樂隊鼓掌致謝后,方可離去。

      洽談禮儀

      各方的主談人員應在自己一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就坐。舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。


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