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      會議禮儀知識

      2017-04-06 06:10:19 來源網站: 百味書屋

      篇一:會議主持的禮儀知識

      會議主持是一門學問,一門藝術,會議主持人應了解和具備基本會議主持禮儀,會議主持人的禮儀主要有以下幾種:

      1、做好會前的準備工作

      開會前要明確會議目的,確定議題、程序和開會的方法方式;選定出席的人員;確定會議的時間、地點.要把會議目的、議題、時間、地點、要求事先通知參 加者,請他們做好準備.會前應收集意見,準備必要的有關資料,做好會場的準備,搞好衛生,桌椅的排列方法要適于會議的特點.做了充分準備,會議就開得順利、緊湊,效果就會好.

      2、控制出席人數

      國外群體心理學家研究表明,會議參加者超過10人以上,就容易出現不思考問題和濫竽充數的人.有的單位規定與會者一般不超過12人.據研究表明,參加會議的人數與人們之間溝通的渠道數量和難度成正比,如下式所表明:

      ∑Mn=1=N×(N-1)

      式中,∑——總和符號;

      M——需要溝通的渠道數量;

      N——與會者人數.

      如果3個人的會議,就會出現6條(即3×(3-1)=6)溝通渠道,而14個人的會議就會出現12條溝通渠道.

      與會者越多,能夠充分利用個人才智的可能性就越少,主持者也就越難于有效地控制會議進程.

      3、 嚴肅會議作風

      一要準時到會,不能遲到.二不準私下交談,不允許做私活、早退席.三是發言不能信口開河,不能離題胡扯.四要集中時間和精力解決主要問題.五要發揚民主,不搞一言堂.與會者只有自由地說出自己的意見,才能更好地集思廣益.主要結論應當場確認,會而有議,議而有決,決而必行.

      4、保持自然大方的主持姿態

      主持人主持會議時,從走向主持位置到落座等環節都應符合身份,其儀態姿勢都應自然、大方.

      (1)走姿

      主持人在步入主持位置時,步伐要剛強、有力,表現出胸有成竹、沉穩自信的風度和氣概,要視會議內容掌握步伐的頻率和幅度.主持莊嚴隆重的會議,步頻要適中,以每秒約2步為宜,步幅要顯得從容;主持熱烈、歡快類型的會議,步頻要快,每秒至少約2—2.5步之間,步幅略大;主持紀念、悼念類會議,步頻要放慢,每秒約1-2步之間,步幅要小,以表達緬懷、悲痛之情;平常主持工作會議,可根據會議內容等具體情況決定步頻、步幅.一般性會議,步頻適中、步幅自然;緊急會議、重要會議,可以適當加快步頻.行進中要挺胸抬頭,目視前方,振臂自然.重要會議開始前,在步入主持位置的過程中,不要與熟人打招呼.一般性工作會議,如果時間未到,落座后可適當與鄰座寒暄,與距離遠的人微笑點頭示意.行 進中步速不能過快,不能跨大步,以免顯得緊張、不安.如果特殊情況因故來遲,不要破門而入,跑步到位、大喘粗氣.應該以手輕輕推門,進門后快步到位,放下文件袋、落座,先 向等候者道歉,并簡要說明原因,求得大家諒解,立即主持會議.

      (2)坐姿

      主持人主持會議多為坐姿.坐立應端正,腰要挺直,頸項伸

      直,面對前方,虛視全場,雙臂前伸,兩肘輕按會議桌沿,對稱,呈“外八字”.不能前傾或后仰,主持中不能出現用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動作,以免顯得緊張,不夠沉穩.

      (3)站姿

      在一些集會典禮中,主持人以站立姿勢主持.站立主持時,要雙腿并攏,腰背挺直,右手持稿底部中間.有風的天氣,要雙手持稿,與胸等高,與身體呈45度.脫稿主持人應兩手五指平伸,自然下垂,身體不能晃動,腰背挺直,目視前方.兩腿不能叉開,不能抖動,兩手不能上抬、晃動、抓握話筒等.

      (4)手勢

      主持人與一般講話者不同,一般不需要手勢.在一些小型會議進行總結概括時,可以加入適當手勢,但是動作不能過大.

      5、運用豐富幽默的主持語言

      主持會議要通過語言表述來進行.因此,主持人應特別注意語言的禮儀規范.

      (1)所有言談都要服從會議的內容和氣氛的要求,或莊重,或幽默.

      (2)口齒清楚,思維敏捷,積極啟發,活躍氣氛.主持人一定要明確開會的目的,比如:主持記者招待會,主持人、發言人要對記者提出的問題,反應敏銳,流利回答,不能支支吾吾;開座談會、討論會等,主持人要闡明會議宗旨和要解決的問題,切實把握會議進程和會議主題,勿使討論或發言離題太遠,而應引導大家就問題的焦點暢所欲言;同時,要切實掌握會議的時間,不使會議拖得太長.

      (3)會議進行過程中,主持人對持不同觀點、認識的人,應允許其做充分解釋,會議出現僵局時要善于引導,出現空場、冷場時應及時補白.要處處尊重別人的發言和提問,不能以任何動作、表情或語言來阻止別人,或表示不滿.要用平靜的語言、緩和的口氣、準確的事實來闡述正確主張,使人心服口服.

      6、引導會議內容

      遇到冷場,要善于啟發,或選擇思想敏銳、外向型的

      篇二:10第九章 會議禮儀

      第九章 會議禮儀

      【學習目標】

      了解會議的分類和作用,理解會議包含的要素,掌握會議組織程序及會議中應遵守的禮儀。通過對這些基本知識的學習,使會議的組織達到最佳效果,實現預期目標。

      【正文】

      第一節 會議組織程序

      【案例導入】

      張新是一周前剛剛應聘就任天秦公司辦公室主任一職的,由于入職時間尚短,對天秦公司內部的具體情況不太了解,而且張新在前一工作單位中做的是人力資源管理工作,現在雖被聘為辦公室主任一職,但他對辦公室主任的日常工作仍然不太熟悉。然而恰逢年底,公司各類總結會、辦公會較多,很多會議都需要張新主要負責組織安排。由于一般會議規模較小,張新都勉強完成了。但一年一度的公司年會馬上就要開始籌備了,這對公司來說是一次規模大、規格較高的會議,公司領導非常重視。屆時公司董事長、全體股東及全體員工都要參加。張新負責此次會議的組織籌備工作。面對千頭萬緒的會議組織工作,張新承受著巨大的壓力。

      最終,公司年會如期召開了,雖然會議的召開還算是順利,但整個會議召開過程中仍然出了一些紕露。如本應在會議中發給全體股東的公司年度總結報告沒有及時準備好;有一位股東由于沒有接到詳細的會議通知,在會議開始半個小時后才匆匆趕到;在公司總經理做總結報告時,一度出現麥克風沒有聲音的問題。 會議結束后,張新被叫到了總經理辦公室,看著總經理陰沉的臉,張新意識到等待自己的將是一場狂風暴雨般的批評。

      簡評:召開會議在各類公司及企事業單位中是經常性的工作。對于會議的組織者來說,如何合理安排會議,使會議能夠順利召開,并做到井然有序,不出差錯,不僅僅關系到上級對自己工作的評價,有時更涉及到所在單位的對外形象,是必須慎重對待的問題。因此,掌握會議組織程序的相關知識是十分必要的。

      會議作為一種重要的溝通形式,在政務和商務活動中扮演著十分重要的角

      色。很好的執行會議禮儀,是會議取得成功的關鍵因素之一。

      一、會議概述

      會議是人們為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動,它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。

      通常,召開會議需要一定的時間,在一定的地點,正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時間、地點等完整而確切的名稱。

      (一)會議的類別

      按內容、性質,分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等;如按會

      議的形式,可分為小組會、座談會、報告會等:按與會人員的成分,可分為黨委會、董事會、記者招待會等;按照人數、規模,可分為大型會議、中型會議、小型會議;按照會議召開的規律或日期,可分為定期例會、臨時性會議;此外,還有按會議的范圍、地區、時間分類的。

      (二)會議的作用

      無論什么會議,總要圍繞中心議題進行討論,總希望弄清什么問題,或解決什么問題,或得出什么結果。總之,要達到預期的目標,這是就會議的整體作用而言的。比如,通過交流,取得了新的信息;經過討論,集思廣益,取長補短,形成了正確的意見;通過表決,多數或一致作出了決定或決議;通過聽取別人的報告或發言,受到啟發或教育,等等。

      (三)會議的要素

      一般來說,會議有六個要素,即:與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。

      與會者。與會者就是參加會議的正式成員,包括主持人,也包括秘書,但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會,是要花費一定時間和精力的,而時間和精力在某種程度上就是效益,就是財富,只能創造,不能浪費。因此,從原則上講,參加會議的人應做到:該參加的一個不少,不該參加的一個不多。具體地說,與會者應具有必要性、重要性、合法性。

      必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關的人員,也就是符合會議確

      定范圍。有權了解會情、提出意見、表示態度、作出決定的人;或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預期效果的人。

      重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關系,但卻有利

      于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。

      合法性。這是指有些重要的會議,與會者必須具有合法的身份和法定的資

      格。如:人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表;黨的代表大會首先必須是黨員,其次必須是各級黨組織全體黨員選舉產生的代表;公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東,等等。

      主持人。主持人是會議過程中的主持者和引導者,也往往是會議的組織者

      和召集者,對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。

      會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人,或是有相當地位、威望的

      人擔任。一般有兩種情況:一種是當然主持人,是由其職務和地位,也就是由組織的章程或法規決定的。如:單位的工作例會由單位領導人主持,黨組織的會議由黨的書記主持,董事會由董事長主持。主持人因故不能主持會議時,也可委托副職或其他相應的負責人主持。

      另一種是臨時的主持人,比如,各種代表會議,或幾個單位、幾個地區的聯

      席會議,則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議,則需產生相應人數的主席團,由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外,大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協助。

      議題。議題是會議所要討論的題目,所要研究的課題,或是所要解決的問題。

      議題必須具有必要性和重要性,又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究,才容易取得共識或最后表決通過。因此每次會議的議題應該盡可能集中、單一,不宜過多,不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論,使與會者的注意力分散,不利于解決問題。

      名稱。正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。會議的名稱要求能概括并能

      顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模,等等。會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”,使與會者心中有數,作好準備;又用于會后的宣傳,擴大會議的效果;更用于會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力。

      大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語,置于會議主席臺的上方或后方,

      作為會議的標志,簡稱“會標”。會標必須用全稱,不能隨意省略,以免不通,產生誤會。

      時間。會議時間有三種含義:一是指會議召開的時間;二是指整個會議所

      需要的時間、天數;三是指每次會議的時間限度。

      會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素,首先是需

      要,如每周一次的工作例會,通常放在周末的下午,一周即將結束,下一周就要開始,利于承上啟下。一年一度的職工代表會議,宜于年初召開,既利于總結上年的工作、生產成果,又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃,通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能,即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會,常定在下班前半小時,而不是安排在剛上班時。再次是適宜,即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。

      會議需要時間,可長可短,盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘;多則幾天、

      十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間,在會議通知中寫明,便于與會者有計劃地安排。

      會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間,應該

      安排中間休息。

      地點。會議地點,又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉,又是指會

      議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果,選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

      國際性或全國性會議,要考慮政治、經濟、文化等大因素,一般在首都北京

      或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

      專業性會議,應選擇富有專業特征的城鄉地區召開,以便結合現場考察。小

      型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址,還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。

      二、會前準備

      (一)會議計劃和成本預算

      開會需要動用人力、物力、財力,又往往占用一些工作、生產時間。為了使

      開會與日常工作、生產互相結合、促進,而不是互相沖突、抵耗,會議必須要有

      計劃。開會也是一種投入與產出,盡管投人往往是有形的,產出往往是無形的,但總是以最少的投人爭取最大的產出。因此,會議應該計算成本,作出預算,包括在會議計劃之中。

      1、會議計劃

      會議計劃首先應明確會議的目的和任務,確定會議的名稱、出席對象、主持

      人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等,即會議六要素的具體化。

      其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作,如需用哪些文件,會場怎樣布

      置,是否需要食宿、車輛,是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。

      再次決定會議的工作人員和服務人員,必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌

      備委員會。

      會議計劃由秘書制訂、提出。經領導審核批準后再由秘書或秘書處組織人員。

      分頭按計劃執行。

      機關、單位內部的小型會議也應有計劃,使組織成員做到心中有數,早作安排。部門的會議至少應提前一星期報至辦公室,由辦公室統籌安排,訂出一周會議安排表,使各部門工作不致相互沖突,領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議,有利于全局工作的順利開展。

      2.會議成本預算。

      有明顯投入的大中型會議,特別是跨地區的、會期超過一天的會議,必須計

      算成本,作出預算。會議成本包括兩部分:

      (1)“顯性成本”

      即會議明顯的耗費,如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、

      活動費以及服務人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的,又是直接消費的。

      (2)“隱性成本”

      即與會者因參加會議而損失的勞動價值,一般不大為人們所注意的成本。這

      部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的:一個生產者的勞動價值至少是他工資的8倍,參加會議前必然要作些準備,會后又有用于思考、回憶的時間,所以還要乘以2。

      所以,召開一個百人左右、跨地區的、會期3至5天的中型會議,其會議成

      本總數將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業每次開會總把會議成

      篇三:會議座次禮儀安排圖示

      座位安排常識

      一、會議主席臺座次的安排

      根據中辦掌握的原則:左為上,右為下。當領導同志人數為奇數時,1號首長居中,2號首長排在1號首長左邊,3號首長排右邊,其他依次排列;當領導同志人數為偶數時,1號首長、2號首長同時居中,1號首長排在居中座位的左邊,2號首長排右邊,其他依次排列。 二、關于宴席座次的安排

      宴請客人,一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對面,1號客人在主陪的右手,2號客人在主陪的左手,3號客人在副主陪的右手,4號客人在副主陪的左手,其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果場景有特殊因素,應視情而定。 三、關于簽字儀式的座次安排

      簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊。雙方其他人數一 般對等,按主客左右排列。

      四、關于乘車的座次安排

      小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人,則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。

      合影:人員排序與主席臺安排相同 后附圖

      常用座次安排圖

      一、主席臺座次安排 1.主席臺人數為奇數時:

      2.主席臺人數為偶數時:

      二、餐桌座次安排 1.中餐桌

      2.西餐桌

      三、乘車座次安排 1.轎車

      2.面包車(中巴)

      四、會議座位安排 1.長條桌

      注:A為上級領導或外賓席,B為主方席 當A為外賓時,A3與B3分別為客方與主方譯員

      2.沙發室 (1)與外賓會談

      注:A為主方,B為客方 (2)與上級領導座談

      注:A為上級領導,B為主方領導 五、合影圖

      注:人員排序與主席臺安排相同

      一、中式宴請的座次禮儀

      (一)由兩桌組成的小型宴請座次排序

      這種情況,又可以分為兩桌橫排和兩桌豎排的形式。當兩桌橫排時,桌次是以右為尊,以左為卑。這里所說的右和左,是指進入房間,面對正門的位置來確定的。當兩桌豎排時,桌次講究以遠為上,以近為下。這里所講的遠近,是以距離正門的遠近而言。如圖所示:

      (二)由多桌組成的宴請桌次排序

      在安排多桌宴請的桌次時,除了要注意“面門定位”、“以右為尊”、“以遠為上”等規則外,還應兼顧其他各桌距離主桌的遠近。通常,距離主桌越近,桌次越高;距離主桌越遠、桌次越低。

      在安排桌次時,所用餐桌的大小、形狀要基本一致。除主桌可以略大外,其他餐桌都不要過大或過小。

      為了確保在宴請時赴宴者及時、準確地找到自己所在桌次,可以在請柬上注明對方所在的桌


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